Riešenie správy súborov RFID: premena vyhľadávania súborov z „hľadania ihly v kope sena“ na „vyhľadávanie jedným kliknutím“

Stretli ste sa s týmito problémami pri správe archívov?

● Proces katalogizácie archívov je zdĺhavý a neefektívny a jeho organizácia trvá dlho

● Nahliadnutie do archívov trvá dlho a je ťažké splniť požiadavky na presnosť nahliadnutia

● Poradie v ukladaní archívu sa ľahko naruší a akonáhle sa stratí, je ťažké ho nájsť

● Inventarizačné operácie archívov sú nevedecké

● Miera využívania verejných archívov nie je vysoká

● Práca s dôvernosťou archívov sa stále spolieha na manuálnu prácu, dôvernosť je nízka a riziko vysoké

● Práca na prevencii straty archívov je zaostalá a mnohé vzácne archívy sú poškodené alebo stratené

Technológia správy archívov RFID robí tieto problémy minulosťou

01

Čo je správa súborov RFID?

Jednoducho povedané, ide o priloženie „elektronickej identifikačnej karty“ (RFID štítku) ku každému súboru a následné použitie inteligentných zariadení na jeho rýchlu identifikáciu a správu. Hlavné komponenty:

※ Elektronická značka: pripevnená k vrecku/spisu, jedinečné číslo

※ Zariadenia na čítanie a písanie: vreckové zariadenie, dvierka kanála, inteligentná skrinka atď.

※ Systém správy: počítač/mobilný telefón na kontrolu umiestnenia a stavu súborov kedykoľvek

02

Ako RFID rieši problémy so správou súborov?

Problém č. 1: Manuálne vyhľadávanie je príliš pomalé, trvá v priemere 15 minút na súbor

Riešenie RFID: Naskenujte pomocou ručného zariadenia a vyhľadajte súbor do 3 sekúnd

Prípad: Po tom, čo súd prijal toto nariadenie, sa čas na prenos súboru skrátil z 30 minút na 1 minútu

Problém č. 2: Je ľahké stratiť predmety a je ľahké prehliadnuť záznamy v knihe výpožičiek

Riešenie RFID: Súbor automaticky zaznamenáva vstup a výstup pri prechode cez dvere kanála a automaticky pripomína, ak nie je vrátený po dátume expirácie.

Efekt: Miera straty určitého archívu sa znížila o 95 %

Problém č. 3: Inventarizácia si vyžaduje čas a 10 ľuďom trvá 1 týždeň, kým inventarizujú 10 000 súborov.

Riešenie RFID: Ručné zariadenie prechádza po poličke a dokončí inventarizáciu celej knižnice za 1 hodinu.

Dáta: Efektivita zásob sa zvýšila 20-krát

03

Tri kroky k implementácii správy súborov RFID

Krok 1

Označovanie: Na každý súbor pripevnite antikovový/papierový RFID štítok (veľkosti pečiatky)

Informácie o štítku: číslo súboru, názov, úroveň dôvernosti atď.

Krok 2

Krok 3

Systém automaticky zaznamená: Kto si to požičal? Kedy ste si to požičali? Kde sa súbor teraz nachádza? Je stav úložiska normálny?

04

Prečo si vybrať RFID namiesto čiarového kódu?

● Nie je potrebné zarovnávať: súbory je možné identifikovať, aj keď sú naskladané

● Dávkové čítanie: skenovanie celej krabice súborov naraz

● Vysoká odolnosť: životnosť štítku je viac ako 10 rokov

05

Ktoré jednotky sú vhodné?

✅ Vládne archívy

✅ Nemocničné zdravotné záznamy

✅ Podniková zmluvná miestnosť

✅ Školské archívne centrum

✅ Verejná bezpečnosť, prokuratúra a súdne spisy

06

V budúcnosti to bude ešte múdrejšie!

Predikcia pomocou umelej inteligencie: Automaticky upravuje umiestnenie úložiska podľa frekvencie výpožičiek

Monitorovanie teploty a vlhkosti: Štítky integrujú senzory na ochranu vzácnych archívov

Uchovávanie dôkazov v blockchaine: Zabezpečenie, aby záznamy o výpožičke archívov neboli manipulované

Zhrnutie: Správa archívov RFID premieňa „mŕtve archívy“ na „živé dáta“, čím sa administrátorom uvoľňuje opakujúca sa práca. Ak vás stále trápi hľadanie súborov, prečo nevyskúšať túto čiernu technológiu „jedna nálepka, jedno skenovanie“!